National Archival Appraisal Board 

Conseil National d'Évaluation des Archives

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Services

Background
Monetary appraisals of archival donations were first undertaken in 1971 under the aegis of a committee of the Canadian Historical Association composed of three historians and two archivists.  The National Archival Appraisal Board was established in 1976 to continue the work under more formal arrangements.  NAAB became an independent not-for-profit organization when it incorporated in 1983.  Its objectives have remained the same throughout that period:

  1. To serve the need for reasonably priced expert appraisal services among Canadian archival repositories;
  2. To promote greater understanding of the appraisal process among archivists and others working with archival material by encouraging research and organizing seminars and conferences;
  3. To provide a balanced approach to the appraisal process by the inclusion of archivists, dealers and researchers familiar with the value of archival documents.


NAAB’s Services

NAAB conducts its work by appointing appraisal committees that examine donations of archival materials, determine their monetary value and prepare a report on the monetary value of each donation.  In accordance with provincial and federal tax regulations concerning donations in kind, the institution can then issue its donor a receipt for the value stated on the appraisal report.

Appraisal committees are generally appointed by a regional director or assistant. A NAAB appraisal committee is usually composed of at least one archivist, one researcher and one dealer.  In special cases, additional members may be appointed when the nature of the material requires particular expertise.

NAAB appraisal committees are responsible for the determination of the fair market value of the archival donations submitted by the institution. The definition of the fair market value is that used by the Canadian Cultural Property Export Review Board; it is understood to be “the highest price, expressed in terms of money, that the property would bring in an open and unrestricted market between a willing buyer and a willing seller who are both knowledgeable, informed, and prudent, and who are acting independently of each other”.


NAAB seeks to advise and assist institutions in the preparation of donations for tax credits.
To obtain an appraisal from the National Archives Appraisal Board, we ask the institution for the following requirements:

  • A signed donation agreement to ensure that the institution owns the material to be appraised.
  • That the material be arranged and described to facilitate an appropriate examination of the records. Appraisers need to know what they are appraising to do a fair and accurate appraisal. A good finding aid saves appraisers’ time and institutions’ money and can increase the amount of tax credit for the donor.
  • An archival appraisal of the donation of records that provides some background and history of the material, significance and relevance of records to the institution. NAAB’s role is to provide a determination of the fair market value; the archival report is the lead document in assessing its heritage value.
  • A conservation report that describes the overall condition of the material and highlights any conservation concerns/issues. This is particularly important for photographic and audio visual documents as technical condition has a major impact on its value.
  • Provide copies of the finding aid, appraisal and conservation report (where applicable) to the regional director or chair of the appraisal committee, at least 10 days prior to the session, to allow the committee members to prepare themselves
  • Provide a suitable space for the committee’s work.

When the regional director has received a request from an institution, he/she will schedule an appraisal session and appoints the members of the Appraisal Committee for that session.

NAAB is prepared to do an appraisal within ten days of receiving a finding aid that generally makes it possible to review the content description and listing before our arrival. The finding aid should include an administrative/biographical note, scope and content note, physical extent, significance and highlights of the collection. Appraisers will not be able to view or audition all items in a large fonds, therefore a sample selection of documents within the fonds, representing its strengths and weakness and different genres of documents is helpful. Large donations that contain photographs should include the number and sizes of each of the various photographic formats eg. number of 5x7s, 8x10s, 11x14s etc. and also indicate the same should there be any transparencies and/or slides.

Once the on-site appraisal has been undertaken, a report is prepared that can be used by the institution to issue the necessary income tax receipt. Please advise us if it is your intention to prepare an application to the Canadian Cultural Property Export Review Board.

Historique
Les premières évaluations monétaires ont été réalisées en 1971 sous la gouverne d’un comité de la Société historique du Canada composé de trois historiens et de deux archivistes.  Le Conseil national d’évaluation des archives fut formé en 1976 pour continuer le travail de façon plus systématique.  Le CNEA est devenu un organisme indépendant sans but lucratif lors de son incorporation en 1983.  Ses objectifs sont demeurés les mêmes tout au long de cette période :

  1. Offrir des services compétents d’évaluation monétaire à des coûts raisonnables aux institutions d’archive du Canada;
  2. Favoriser une meilleure compréhension de l’évaluation auprès des archivistes et autres utilisateurs de documents d’archives en encourageant la recherche et en organisant des séminaires et des réunions;
  3. Promouvoir un équilibre dans la réalisation d’évaluation en incluant des archivistes, des marchands et des chercheurs connaissant la valeur des documents d’archives.


Les services du CNEA

Le CNEA réalise sa mission en réunissant des comités d’évaluation qui examinent les dons d’archives, établissent leur valeur monétaire et rédigent un rapport sur leur juste valeur marchande.  L’institution peut ensuite émettre un reçu au donateur pour la valeur énoncée dans le rapport d’évaluation en accord avec les règles fiscales pertinentes des juridictions provinciales et fédérale sur les dons en espèce.

Les comités d’évaluation sont habituellement formés par le directeur régional ou son assistant.  Un comité d’évaluation se compose normalement d’au moins un archiviste, d’un chercheur et d’un marchand.  Ses membres sont des archivistes, des historiens et des marchands de livres et manuscrits choisis selon leurs connaissances des archives et des conditions du marché et leur aptitude à évaluer la valeur de recherche et l’intérêt institutionnel de document et de fonds spécifiques.  D’autres types d’experts peuvent s’adjoindre à un comité, lorsque nécessaire, pour aider à l’évaluation d’un don présentant des caractéristiques particulières.

Les comités d’évaluation sont responsables de l’établissement de la juste valeur marchande des dons qui leur sont présentés par une institution.  La définition de la juste valeur marchande est celle qui est utilisée par la Commission d’examen des exportations de biens culturels;  on comprend qu’elle est « le prix le plus élevé, exprimé en espèces, qu’un bien rapporterait sur le marché libre, dans une transaction entre un vendeur et un acheteur consentants qui seraient indépendants l’un de l’autre et qui agiraient en toute connaissance de cause ».


Le CNÉA conseille et aide les institutions à préparer les dons en vue de l’émission de reçus aux fins de l’impôt.
Pour obtenir une évaluation du Conseil national d’évaluation des archives, nous demandons que les institutions fournissent ce qui suit.

  • Un contrat de donation signé pour confirmer que l’institution est réellement propriétaire des documents.
  • Les documents doivent être organisés et décrits de manière à en faciliter l’examen. Les évaluateurs doivent savoir ce qu’ils évaluent afin de pouvoir effectuer une évaluation juste et exacte. De bons instruments de recherche facilitent la tâche de l’évaluateur, font épargner de l’argent aux institutions et augmentent la valeur du crédit d’impôt pour le donateur.
  • Une évaluation archivistique du don de documents qui donne des antécédents et un historique des documents, leur importance et leur pertinence pour l’institution. Le mandat du CNÉA consiste à déterminer la juste valeur marchande et le rapport archivistique représente le document principal pour en déterminer la valeur documentaire.
  • Un rapport de conservation décrivant l’état général des documents ainsi que les problèmes/questions liés à leur conservation. Ceci est particulièrement important pour les photographies et les documents audiovisuels, car la condition technique est très importante dans la détermination de la valeur.
  • Acheminer des exemplaires des instruments de recherche, du rapport d’évaluation archivistique et de conservation (au moins préliminaires) au directeur régional ou au président du comité d’évaluation, au moins 10 jours avant la séance, pour permettre au comité de se préparer.
  • Fournir des bureaux adéquats au comité pour qu’il puisse s’acquitter de son mandat.

Lorsqu’il reçoit une demande d’une institution, le directeur régional organise une séance d’évaluation et nomme les membres du Comité d’évaluation de cette séance.

Le CNÉA est prêt à faire une évaluation dans les dix jours suivant la réception d’instruments de recherche permettant d’examiner la description et le contenu des documents avant son arrivée. L’instrument de recherche doit être accompagné d’une note administrative/bibliographique, d’une précisant l’envergure et le contenu, l’ampleur physique, l’importance et les éléments saillants de la collection. Les évaluateurs ne pourront regarder ou écouter tous les éléments d’un fonds important, c’est pourquoi il est utile de fournir un échantillon de documents du fonds représentant ses forces et ses faiblesses et différents types de documents. Les grands dons contenant des photographies devraient inclure le nombre et les dimensions de chaque format photographique – p. ex., le nombre de 5x7, 8x10, 11x14, etc. – et faire de même pour les transparents et/ou diapositives.

Après l’évaluation sur place, nous rédigeons un rapport que l’institution peut utiliser pour émettre un reçu aux fins de l’impôt. Vous devez mentionner si vous comptez soumettre une demande à la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels.


NAAB Secretariat:
130 Albert, Suite 1912
Ottawa, ON
K1P 5G5
Tel.: (613) 565-1222 ext. 191
Toll free: 1-866-254-1403
Fax: (613) 565-5445

Secrétariat du CNÉA :
130, rue Albert, Bureau 1912
Ottawa, ON
K1P 5G4
Tél. : (613) 565-1222 ext. 191
Sans frais : 1-866-254-1403
Téléc. : (613) 565-5445

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