Suggestions for conducting appraisals during COVID-19
July 2020

Current conditions arising from COVID-19 have caused several monetary appraisals to be suspended temporarily until restrictions have been lifted enough to allow institutions to open safely. Institutions and their workplaces are still very much in flux and this uncertainty will continue for some time. These unfolding events affect how NAAB conducts its appraisals. To accommodate institutions wherever possible, we would like to introduce some flexibility to our services when requests are made for an appraisal. 

Typically, the members of a NAAB panel meet on-site to assess the records together, thus allowing a high level of informal exchanges of comments. In many cases, under the current circumstances, the institution may not have the appropriate space requirements to allow three or four appraisers to work together on-site and practice physical distancing. In these cases, we encourage appraisers to make arrangements with the institution to go in individually to review the records. This may mean that each appraiser might spend one or more days looking at the records to make the necessary notes. Ideally this could be done on consecutive days. Once the review has been completed, the appraisers could set up a teleconference or Zoom video conference to consult with one another to discuss their assessments and determine the fair market value of the fonds/collection. It would then be up to the Chair to draft the report and circulate it as per the usual procedures.

It may be that the institution has a large enough workspace to allow for the appraisers to be there together. Should this be the case, that is fine as long as the regulations of the institution allow it and the appraisers are comfortable with, and in agreement about, the available workspace.

Please remember, the decision to participate on a NAAB Panel is your choice and you are responsible for your personal health and safety before, during and after NAAB Panel sessions.You are also responsible for the cost and acquisition, wearing and maintaining of any personal protective equipment (PPE) and other supplies, such as disinfectant or hand sanitizer, that may be required or recommended. As a reminder,NAAB does not assume any responsibility and will not be liable for any illness, loss of income or other consequences in connection to any travel and work in connection to your participation on a NAAB Panel.

In keeping with current public health advisories, NAAB strongly recommends that appraisers wear an appropriate face mask or face covering when it is not possible to consistently maintain the recommended physical distance from others. In all situations it is incumbent on the appraisers to enquire about, and comply with, the local public health authority requirements and institution’s rules.

Travel within or outside the province still remains a challenge and until we have a better idea about travel policies and restrictions (e.g. self isolating before and after, costs and general comfort taking planes) and hotel accommodations, we remain hopeful that we will adapt and develop adequate measures to address the shifting events and changing environment.

A PDF version of this text is also available online at http://naab.ca/Documentation

Suggestions pour mener des séances d'évaluation pendant la crise de la COVID-19
Juillet 2020

Les conditions actuelles mises en place pour lutter contre la COVID-19 ont entrainé la suspension de plusieurs séances d’évaluation monétaire jusqu’à la levée graduelle des restrictions. Les institutions et les lieux de travail sont toujours en état d’instabilité et le demeureront encore pendant un certain temps. L’évolution de la situation nous oblige à adapter nos façons de mener nos évaluations. Pour nous ajuster aux institutions chaque fois qu’il est possible de le faire, nous désirons suggérer des façons d’assouplir nos méthodes actuelles pour la prestation de nos services, afin de répondre aux demandes d’évaluation des institutions.

Habituellement, les membres d’un panel du CNÉA se rencontrent sur place pour examiner les documents, permettant ainsi un haut niveau de communication informelle. Dans les conditions actuelles, il est possible que l’institution ne dispose pas de suffisamment d’espace pour permettre à trois ou quatre évaluateurs de travailler ensemble sur place tout en maintenant les distances requises entre les personnes. Dans ces cas, nous invitons les évaluateurs à s’entendre avec les institutions pour effectuer l’examen des fonds d’archives individuellement. Ceci peut se traduire par la visite individuelle de chaque évaluateur pendant un ou plusieurs jours pour prendre connaissance des documents et rédiger toutes les notes nécessaires. De préférence, ces visites pourraient être effectuées à tour de rôle selon un calendrier de journées consécutives. Une fois l’examen complété, les membres du panel peuvent organiser une téléconférence ou vidéoconférence Zoom pour échanger leurs observations et déterminer la juste valeur marchande des fonds ou des collections sous examen. Le.a président.e pourra ensuite préparer une proposition de rapport et le transmettre aux membres pour commentaire et approbation selon la méthode habituelle.

Dans les cas où l’institution dispose de suffisamment d’espace pour permettre aux membres d’un panel de travailler ensemble et en même temps, le travail d’examen peut être complété simultanément à condition que les règlements de l’institution le permettent et que les membres du panel soient à l’aise et d’accord pour effectuer le travail de cette façon.

Toujours vous rappeler que la décision de participer à une séance d’évaluation demeure votre choix et que vous êtes responsable de votre santé et sécurité personnelles, pendant et après les séances. Vous êtes aussi responsable des coûts et de l’acquisition, du port et de l’entretien de vos équipements de protection personnels et d’autres fournitures, comme les désinfectants ou assainisseur pour les mains, requis ou recommandés. Pour rappel, le CNÉA ne peut être tenu responsable, ni redevable de quelque maladie, perte de revenu ou autres conséquences de déplacement ou de travaux en lien avec votre participation à une séance du CNÉA.

En conformité avec les recommandations actuelles des autorités de la santé publique, le CNÉA conseille fortement aux évaluateurs de porter un masque ou un couvre-visage adéquat quand il n’est pas possible de conserver les distances prescrites des autres participants. Dans tous les cas, il revient aux évaluateurs de poser toutes les questions pertinentes sur les exigences des autorités de la santé locales et des prescriptions institutionnelles ainsi que de s’y conformer.

Les voyages à l’intérieur et entre les provinces demeureront problématiques tant que subsistent des doutes au sujet des politiques de travail et des restrictions (par exemple, la nécessité de l’isolement avant et après, les coûts et le niveau d’acceptabilité personnelle du voyage en avion ainsi que des séjours à l’hôtel); nous espérons être en mesure de proposer d’autres mesures acceptables pour tenir compte des modifications et des conditions en constante évolution.

Une version du texte en format PDF est disponible auhttp://cnea.ca/Documentation/